記録と情報管理
正確な情報は会社の成功の鍵を握ります。そのために完全で完璧なレコードの構築と維持が必要です。
すべての従業員がバイオ・ラッドの情報を正確で完全なものにするために役割を担っています。私たちは日々、業務のあらゆるレベルで記録された情報をもとに判断をします。不完全または不正確な情報は判断を誤らせ、成果の上がらない原因となります。
日常の業務で作成するレコードは、バイオ・ラッドが公開する財務情報にも影響を与えます。このため、タイムカード、支出報告、在庫報告、研究試験結果、生産品質データ、その他あらゆる会社情報を含め、作成するレコードは正しく公正で正確なものでなければなりません。
期待
- レコード管理方針と手順マニュアルをよく確認する
- 扱う情報についてよく確認する
- デスクトップのファイル
- キャビネットのファイル
- 電子ファイル
- 外部に送付したレコード
- 電子メール
- 自分が持っている情報が何で、なぜ持っているかを考える。
- 公式のレコードは、トレーニングで説明されているレコード管理の概念と手法に従って扱う。
- 不明な点はグローバルレコード管理リードに尋ねる。
- バイオ・ラッドの記録はすべて速やかに、正確、完全に処理されなければならない。
- 誤入力、不正確な情報、情報の欠落など、レコードに関する問題は必ず報告すること。
- 内外の調査担当と協力し、訴訟ホールドの手続きに従う。
トレーニングビデオ (複数言語)
主な用語
バイオ・ラッドの業務遂行において作成、受領、送付されたあらゆる情報。レコードには多くの形式があり、さまざまな媒体に保存されます。一般的な形式と媒体には次のものがあります。
- 紙
- 電子形式 (例: Word 文書、Excel スプレッドシート、PowerPoint プレゼンテーション、データベース、アプリケーションやシステム (SAP) のデータ)
- 電子通信 (電子メール、インスタントメッセージなど)
- CD、USB ドライブ、モバイルデバイス、その他のポータブル機器
- Web サイト、コラボレーションツール (SharePoint、ブログ、Wiki など)
訴訟、監査や政府調査が発生した場合やその可能性がある場合、記録が必要になるレコードに関する通知。その際は法務部より保留事項が通知され、訴訟ホールドに該当するレコードの種類が説明されます。これらのレコードを確認して保存し、決して破棄や改変をすることのないようにしてください。ホールドが解除されると通知があるので、通常のデータリテンションスケジュールに戻すことができます。