Name
Bio-Rad iCode Introduction.mp4
Beheer van gegevens en informatie
Nauwkeurige informatie is de sleutel tot ons succes. Wij moeten gegevens creëren en bijhouden die volledig en correct zijn.
Ieder van ons moet zijn deel doen om ervoor te zorgen dat de informatie van Bio-Rad juist en volledig is. We nemen elke dag beslissingen op basis van informatie die op elk niveau van onze activiteiten is vastgelegd. Onvolledige of onjuiste informatie kan leiden tot slechte beslissingen of negatieve gevolgen.
De administratie die wij als onderdeel van onze dagelijkse verantwoordelijkheden bijhouden, heeft ook een aanzienlijke invloed op de financiële informatie die Bio-Rad openbaar maakt. Daarom moeten we er zeker van zijn dat de gegevens die we creëren, met inbegrip van tijdkaarten, onkostennota's, inventarisrapporten, onderzoeksresultaten, productie- en kwaliteitsgegevens en alle andere bedrijfsinformatie, waarheidsgetrouw, eerlijk en nauwkeurig zijn.
Om aan deze verplichtingen te voldoen heeft Bio-Rad beleid en procedures vastgesteld voor het bewaren van documenten en de soorten documenten die wij moeten bewaren. Wij hebben voor elk type document retentietermijnen opgesteld en de omstandigheden vastgelegd waarin het noodzakelijk is bepaalde gegevens te bewaren of te scheiden.
Als de Legal Department of uw manager u ervan op de hoogte stelt dat documenten of elektronische bestanden die u in uw bezit hebt, onderhevig zijn aan een 'wettelijke bewaarplicht', of nodig zijn voor een onderzoek, moet u de aanwijzingen opvolgen en deze documenten bewaren. U mag ze op geen enkele manier vernietigen, verbergen of wijzigen.
Verwachtingen
- Raadpleeg het Beleid inzake het beheer van gegevens en de Procedurehandleiding
- Controleer welke informatie u bewaart:
- Computerbestanden
- Dossiers in archiefkasten
- Elektronische bestanden
- Dossiers die naar buiten zijn verzonden (buiten het bedrijf)
- E-mails
- Stel uzelf de volgende vraag: "Wat heb ik in bezit en waarom bewaar ik het?"
- Pas voor officiële gegevens de concepten en praktijken voor het beheer van gegevens toe die in de training worden beschreven.
- Neem bij vragen contact op met de Global Records Management Lead.
- Wij zorgen ervoor dat Bio-Rad-gegevens snel, nauwkeurig en volledig worden geregistreerd.
- Wij melden alle problemen met gegevens van Bio-Rad, inclusief onjuiste invoer, onjuiste informatie of ontbrekende informatie.
- Wij werken samen met elk intern of extern onderzoek en volgen alle wettelijke bewaaropdrachten.
Trainingsvideo's in meerdere talen
Belangrijkste termen
Alle informatie die wordt gecreëerd, ontvangen of doorgegeven in verband met de bedrijfsvoering van Bio-Rad. Gegevens kunnen in talloze indelingen en op diverse media worden aangetroffen. Voorbeelden van gangbare indelingen en media zijn:
- Papier
- Elektronisch, zoals: Word-documenten, Excel-spreadsheets, PowerPoint-presentaties, Databases, Informatie in toepassingen en systemen, zoals SAP
- Elektronische communicatie, zoals e-mail of instant messages
- CD's, USB-sticks, mobiele apparaten en andere draagbare apparaten
- Websites en samenwerkingstools, zoals SharePoint, blogs en wiki's
Een melding met betrekking tot bepaalde gegevens wanneer er sprake is van een feitelijke - of zelfs mogelijke - rechtszaak of een audit of overheidsonderzoek. De Legal Department zal u op de hoogte brengen van lopende zaken en een beschrijving geven van de soorten gegevens waarop de bewaarplicht betrekking kan hebben. Van u wordt verwacht dat u de gegevens waarnaar in de bewaarplicht wordt verwezen, opspoort en bewaart, en niet vernietigt of wijzigt. U krijgt bericht wanneer de blokkade is opgeheven en u kunt terugkeren naar uw normale retentietermijn.
Veelgestelde vragen
A: Nee. We mogen geen bevelen opvolgen die ertoe leiden dat wij onze code, ons beleid of de wet overtreden. Als uw manager u opdraagt iets te doen wat in strijd is met onze code, ons beleid of de wet, zoek dan hulp bij de andere kanalen die in onze code staan vermeld, waaronder de Bio-Rad Integrity Helpline.
Thank you, your feedback has been sent!
A: Wij hebben beleid voor de beveiliging van vitale gegevens en retentietermijnen, die bepalen hoe lang medewerkers de gegevens moeten bewaren. Hoewel het specifieke retentiebeleid en de retentietermijnen kunnen variëren per afdeling en per type gegevens, is het algemene doel ervan:
- De integriteit, veiligheid en beschikbaarheid te waarborgen van informatie die nodig is voor de gegevens- en informatiebeheeractiviteiten van Bio-Rad;
- Te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving die minimale en maximale termijnen voor het bewaren van bepaalde documenten voorschrijft;
- Documenten te bewaren die nodig zijn voor de bescherming van wettelijke rechten van Bio-Rad;
- Het efficiënt ophalen, overdragen en opslaan van documenten te ondersteunen; en
- Te zorgen voor de juiste vernietiging van documenten die niet langer nodig zijn.
Thank you, your feedback has been sent!
A: Ja, volgens het beleid en de retentietermijnen van Bio-Rad voor gegevens, is het de verwachting en het beleid dat alle medewerkers van Bio-Rad, verkopers en contractanten, te allen tijde voldoen aan de voorwaarden van het beleid en de toepasselijke wetgeving.
Thank you, your feedback has been sent!
A: Wij verbinden ons ertoe dit beleid te handhaven zoals het van toepassing is op alle gegevens, en de doeltreffendheid van de inspanningen van Bio-Rad hangt grotendeels af van de individuele leden - ons dus. Als ongepast gedrag niet wordt gemeld, kan Bio-Rad mogelijk geen passende corrigerende maatregelen nemen.
Als u te goeder trouw denkt dat u of iemand anders dit beleid heeft overtreden, meld het incident dan onmiddellijk. Niemand zal worden onderworpen aan enige vorm van discipline, represailles, intimidatie of vergelding voor het melden van incidenten van ongepast gedrag van welke aard ook of voor het meewerken aan desbetreffende onderzoeken.
Thank you, your feedback has been sent!