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Bio-Rad iCode Introduction.mp4
Aufzeichnungs- und Informationsmanagement
Genaue Informationen sind der Schlüssel zu unserem Erfolg. Wir müssen vollständige und korrekte Aufzeichnungen erstellen und pflegen.
Jeder von uns muss seinen Beitrag dazu leisten, dass die Informationen von Bio-Rad korrekt und vollständig sind. Täglich treffen wir Entscheidungen auf der Grundlage von Informationen, die auf sämtlichen Ebenen unseres Unternehmens erfasst werden. Unvollständige oder unrichtige Informationen können schlechte Entscheidungen oder nachteilige Konsequenzen zur Folge haben.
Die Aufzeichnungen, die wir im Rahmen unserer täglichen Aufgaben erstellen, haben auch einen wesentlichen Einfluss auf die Finanzdaten, die Bio-Rad veröffentlicht. Daher müssen wir sicher sein, dass Aufzeichnungen, die wir erstellen, einschließlich Stempelkarten, Spesenabrechnungen und Bestandsberichte, Forschungsergebnisse, Produktions- und Qualitätsdaten und andere Unternehmensinformationen, wahrheitsgetreu, fair und exakt sind.
Um diesen Verpflichtungen nachzukommen, hat Bio-Rad Richtlinien und Verfahren zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Dokumenten festgelegt, zu deren Aufbewahrung wir verpflichtet sind. Darin sind Aufbewahrungsrichtlinien für alle Arten von Aufzeichnungen festgelegt sowie Umstände, unter denen es erforderlich ist, bestimmte Aufzeichnungen aufzubewahren bzw. getrennt aufzubewahren.
Wenn die Rechtsabteilung oder Ihr Vorgesetzter Sie darüber informiert, dass die in Ihrem Besitz befindlichen Dokumente oder elektronischen Dateien einer „gesetzlichen Sperrfrist“ unterliegen oder für eine Untersuchung benötigt werden, müssen Sie den Vorgaben folgen und diese Dokumente aufbewahren. Sie dürfen sie unter keinen Umständen zerstören, verbergen oder in irgendeiner Weise verändern.
Erwartungen
- Lesen Sie die Richtlinie zum Aufzeichnungsmanagement und das Verfahrenshandbuch
- Überprüfen Sie die von Ihnen aufbewahrten Informationen:
- Desktop-Dateien
- Dateien in Archiven
- Elektronische Daten
- Extern übermittelte Datensätze
- Fragen Sie sich selbst: „Über welche Daten verfüge ich und warum bewahre ich sie auf?“
- Wenden Sie bei amtlichen Aufzeichnungen die in der Schulung beschriebenen Konzepte und Praktiken für die Verwaltung von Aufzeichnungen an.
- Wenden Sie sich bei Fragen an die Leitung des globalen Dokumentenmanagements.
- Wir stellen sicher, dass Bio-Rad-Aufzeichnungen umgehend, genau und vollständig erfasst werden.
- Wir melden alle Probleme mit den Aufzeichnungen von Bio-Rad, einschließlich falscher Einträge, ungenauer Informationen oder fehlender Informationen.
- Wir kooperieren bei allen internen oder externen Untersuchungen und befolgen alle gesetzlichen Sperrfristen.
Schulungsvideos in mehreren Sprachen
Schlüsselbegriffe
Jegliche Art von Informationen, die im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit von Bio-Rad erstellt, entgegengenommen oder übertragen werden. Aufzeichnungen können in vielen Formaten erstellt und auf einer Vielzahl von Medien gespeichert werden. Beispiele für gängige Formate und Medien sind:
- Papier
- Elektronisch, z. B.: Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen, Datenbanken, Informationen in Anwendungen und Systemen, wie SAP
- Elektronische Kommunikation wie E-Mails oder Sofortnachrichten
- CDs, USB-Sticks, mobile Geräte und andere mobile Geräte
- Websites und Tools zur Zusammenarbeit, wie SharePoint, Blogs und Wikis
Eine Benachrichtigung über bestimmte Aufzeichnungen, wenn ein tatsächlicher – oder sogar möglicher – Rechtsstreit, eine Prüfung oder behördliche Untersuchung vorliegt. Die Rechtsabteilung wird Sie über anstehende Angelegenheiten informieren und eine Beschreibung der Arten von Aufzeichnungen bereitstellen, die von der Sperre betroffen sein können. Es wird von Ihnen erwartet, dass Sie die in der Benachrichtigung genannten Aufzeichnungen ausfindig machen und aufbewahren und nicht zerstören oder verändern. Sie werden benachrichtigt, wenn die Sperre aufgehoben ist, woraufhin Sie Ihren regulären Aufbewahrungsplan wieder aufnehmen können.
FAQ
A: Nein. Wir dürfen keine Anweisungen befolgen, die dazu führen würden, dass wir gegen unseren Kodex, unsere Richtlinien oder das Gesetz verstoßen. Wenn Ihr Vorgesetzter Sie anweist, etwas gegen unseren Kodex, unsere Richtlinien oder das Gesetz zu tun, wenden Sie sich an die anderen Ressourcen, die in unserem Kodex beschrieben sind, einschließlich der Bio-Rad Integrity Helpline.
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A: Wir haben Aufbewahrungsrichtlinien für die Sicherheit und Aufbewahrung wichtiger Aufzeichnungen, die festlegen, wie lange die Mitarbeiter Unterlagen aufbewahren müssen. Die spezifischen Aufbewahrungsrichtlinien und -zeitpläne können je nach Abteilung und Dokumententyp variieren. Der allgemeine Zweck besteht jedoch darin:
- Integrität, Sicherheit und Verfügbarkeit von Informationen zu gewährleisten, die für die Aufzeichnungs- und Informationsmanagement-Aktivitäten von Bio-Rad benötigt werden
- Die geltenden Gesetze und Vorschriften einzuhalten, die Mindest- und Höchstfristen für die Aufbewahrung bestimmter Aufzeichnungen vorschreiben
- Aufzeichnungen zu erhalten und aufzubewahren, die zum Schutz der Rechtsansprüche von Bio-Rad erforderlich sind
- Die effiziente Abfrage, Übertragung und Speicherung von Aufzeichnungen zu unterstützen und
- Die ordnungsgemäße Vernichtung von Aufzeichnungen zu gewährleisten, die nicht mehr benötigt werden
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A: Ja, gemäß der Richtlinie und dem Zeitplan von Bio-Rad zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen gilt die Erwartungshaltung und Richtlinie, dass alle Mitarbeiter, Lieferanten und Auftragnehmer von Bio-Rad die Bestimmungen der Richtlinie und des geltenden Rechts jederzeit einhalten.
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A: Wir haben uns verpflichtet, diese Richtlinie in Bezug auf alle Aufzeichnungen durchzusetzen, und die Wirksamkeit der Bemühungen von Bio-Rad hängt weitgehend von den einzelnen Mitarbeitern ab – von uns. Wenn unangemessenes Verhalten nicht gemeldet wird, kann Bio-Rad keine angemessenen Schritte ergreifen, um es zu beheben.
Wenn Sie in gutem Glauben der Meinung sind, dass Sie oder eine andere Person gegen diese Richtlinie verstoßen haben, melden Sie den Vorfall bitte unverzüglich. Niemand darf irgendeiner Form von Bestrafung, Repressalien, Einschüchterung oder Vergeltung ausgesetzt werden, wenn er Vorfälle von unangemessenem Verhalten jeglicher Art meldet oder bei damit verbundenen Untersuchungen mitwirkt.
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