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Gestión de registros e información
La información precisa es la clave de nuestro éxito. Debemos crear y mantener registros completos y totalmente correctos.
Cada uno de nosotros debe cumplir con sus propias obligaciones para asegurar que la información de Bio-Rad sea exacta y completa. Tomamos decisiones cotidianas basándonos en la información registrada en todos los niveles de nuestras operaciones. La información incompleta o inexacta puede dar lugar a malas decisiones o a consecuencias negativas.
Los registros que creamos como parte de nuestras responsabilidades diarias también tienen un impacto significativo en la información financiera que Bio-Rad revela al público. Por lo tanto, debemos asegurarnos de que los registros que creamos, incluidas las tarjetas de registro, los informes de gastos, los informes de inventario, los resultados de las pruebas de investigación, los datos de producción y calidad, así como cualquier otra información corporativa, son verdaderos, justos y precisos.
Para cumplir con estas obligaciones, Bio-Rad ha adoptado políticas y procedimientos relativos a la conservación de registros y los tipos de documentos que debemos mantener. Hemos establecido programas de conservación para cada tipo de registro y hemos especificado las circunstancias en las que es necesario mantener o separar determinados registros.
Si el departamento jurídico o tu gerente te notifican que los documentos o archivos electrónicos que tienes en tu poder están sujetos a una «retención legal», o bien que son necesarios para llevar a cabo una investigación, debes seguir las instrucciones y conservar esos documentos. Bajo ninguna circunstancia debes destruirlos, ocultarlos o alterarlos de ninguna manera.
Expectativas
- Consulta la Política de gestión de registros y el manual de procedimientos
- Revisa la información que obra en tu poder:
- Archivos de escritorio
- Archivos en archivadores
- Archivos electrónicos
- Registros enviados fuera del sitio
- Correo electrónico
- Pregúntate lo siguiente: «¿Qué tengo y por qué lo mantengo?»
- Para registros oficiales, aplica los conceptos y las prácticas de gestión de registros detallados en la formación.
- Ponte en contacto con el responsable de gestión de registros globales si tienes cualquier pregunta.
- Nos aseguramos de que los registros de Bio-Rad se registren de forma rápida, precisa y completa.
- Informamos de cualquier problema con los registros de Bio-Rad, lo que incluye cualquier entrada falsa, información inexacta o faltante.
- Cooperamos con cualquier investigación interna o externa, y seguimos cualquier orden de retención legal.
Vídeos de formación en varios idiomas
Términos clave
Cualquier tipo de información creada, recibida o transmitida en relación con la realización de negocios de Bio-Rad. Los registros pueden estar en muchos formatos y encontrarse en una variedad de medios. Algunos ejemplos de formatos y medios comunes son:
- Papel
- Formato electrónico, como: documentos de Word, hojas de cálculo de Excel, presentaciones de PowerPoint, bases de datos, información en aplicaciones y sistemas, como SAP
- Comunicaciones electrónicas, como el correo electrónico o servicios de mensajería instantánea
- CD, memorias flash o USB, dispositivos móviles y otros equipos portátiles
- Sitios web y herramientas colaborativas, como SharePoint, blogs y wikis
Una notificación relativa a determinados registros cuando existe un litigio o una auditoría o investigación gubernamental, o bien cuando este tipo de procedimientos es posible. El departamento jurídico te notificará de asuntos pendientes y te proporcionará una descripción de los tipos de registros que pueden verse afectados por la retención legal. Se espera que localices y conserves, no destruyas ni alteres, los registros a los que se hace referencia en la retención legal. Se te notificará cuando se libere la retención y puedas volver a aplicar tu programa de conservación o retención habitual.
P+F
R: No. No debemos seguir ninguna orden que nos haga infringir nuestro Código, nuestras políticas o la ley. Si tu gerente te indica que hagas algo en contra de nuestro Código, nuestras políticas o la ley, solicita ayuda a los demás recursos descritos en nuestro Código, incluida la Línea de ayuda para la integridad de Bio-Rad.
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R: Tenemos un programa de seguridad y retención de registros vitales que determina durante cuánto tiempo los empleados deben mantener los registros bajo su cuidado. Si bien la política y el calendario de retención específicos pueden variar según el departamento y el tipo de registro, sus propósitos generales son:
- Garantizar la integridad, la seguridad y la disponibilidad de la información necesaria para los registros y las actividades de gestión de la información de Bio-Rad.
- Cumplir con las leyes y normativas aplicables que prescriban periodos de tiempo mínimos y máximos para la conservación de determinados registros.
- Conservar y retener los registros necesarios para la protección de los derechos legales de Bio-Rad.
- Apoyar la recuperación, la transferencia y el almacenamiento eficientes de registros.
- Eliminar adecuadamente los registros que ya no resulten necesarios.
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R: Sí, de acuerdo con la política de conservación de registros de Bio-Rad y el calendario de programación de retención de datos, se espera que todos los miembros de la plantilla, proveedores y contratistas de Bio-Rad cumplan en todo momento los términos de la política y la ley aplicable.
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R: Estamos comprometidos a hacer cumplir esta política, ya que se aplica a todos los registros, y la eficacia de los esfuerzos de Bio-Rad depende en gran medida de sus miembros individuales; nosotros. Si no se informa de una conducta inapropiada, Bio-Rad no podrá tomar las medidas correctivas adecuadas.
Si crees de buena fe que tú u otra persona podéis haber infringido esta política, informa del incidente inmediatamente. Nadie estará sujeto a ninguna forma de acción disciplinaria, represalia, intimidación o castigo por informar de incidentes de conducta inapropiada de cualquier tipo o por cooperar en investigaciones relacionadas.
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