Name
Bio-Rad iCode Introduction.mp4
Управление документацией и информацией
Точная информация — ключ к успеху. Мы должны вести и хранить документацию правильно и в полном объеме.
Каждый из нас должен вносить свой вклад в обеспечение точности и полноты информации Bio-Rad. Мы каждый день принимаем решения на основе информации, зафиксированной на каждом уровне нашей деятельности. Неполная или неточная информация может привести к неправильным решениям или негативным последствиям.
Записи, которые мы ведем, выполняя свои повседневные обязанности, также оказывают значительное влияние на финансовую информацию, которую компания Bio-Rad раскрывает общественности. Поэтому мы должны следить за тем, чтобы записи, которые мы ведем, в том числе табели, отчеты о расходах, отчеты о запасах, результаты экспериментальных исследований, данные о производстве и качестве, как и любая другая корпоративная информация, были достоверными, добросовестными и точными.
Для выполнения этих обязательств компания Bio-Rad внедрила политики и процедуры, связанные с хранением документации и типами документов, которые мы должны вести. Мы установили графики хранения для каждого типа документации и указали обстоятельства, при которых необходимо хранить или разделять определенные документы.
Если юридический отдел или руководитель уведомит вас о том, что документы или электронные файлы, находящиеся в вашем распоряжении, подлежат «хранению по юридическим причинам» или нужны для расследования, вы должны следовать указаниям и хранить эти документы. Вы ни при каких обстоятельствах не должны уничтожать, скрывать или изменять их каким-либо образом.
Ожидания
- Ознакомьтесь с политикой ведения документации и руководством по процедурам.
- Проверьте информацию, которую вы храните:
- файлы на рабочем столе;
- файлы в шкафах для документов;
- электронные файлы;
- документы, отправленные за пределы рабочего места;
- электронную почту.
- Спросите себя: «Что у меня есть и почему я это храню?».
- При работе со служебными документами следуйте концепциям и практикам ведения документации, описанным в обучающем курсе.
- По всем вопросам обращайтесь к глобальному руководителю по ведению документации.
- Мы следим за тем, чтобы документы Bio-Rad заполнялись быстро, точно и в полном объеме.
- Мы сообщаем о любых проблемах с документами Bio-Rad, в том числе о любых ложных записях, неточной информации или отсутствующей информации.
- Мы сотрудничаем с любыми лицами, проводящими внутренние или внешние расследования, и выполняем все поручения по хранению документации по юридическим причинам.
Обучающие видео на нескольких языках
Ключевые термины
Информация любого типа, созданная, полученная или переданная в связи с ведением деятельности Bio-Rad. Документы могут иметь различный формат и храниться на различных носителях. Примеры распространенных форматов и носителей:
- бумага;
- электронный формат, например: документы Word, электронные таблицы Excel, презентации PowerPoint, базы данных, информация в приложениях и системах, таких как SAP;
- электронные сообщения, например электронные письма или мгновенные сообщения;
- компакт-диски, флеш-накопители, мобильные устройства и другие портативные устройства;
- веб-сайты и инструменты для совместной работы, например SharePoint, блоги и электронные энциклопедии.
Уведомление в отношении определенных документов, когда идет (или даже есть возможность, что начнется) судебное разбирательство, аудит или государственное расследование. Юридический отдел уведомит вас о текущих делах и предоставит описание типов документов, которые может затронуть требование о хранении по юридическим причинам. Предполагается, что вы найдете и сохраните, не уничтожая и не изменяя, документы, указанные в требовании о хранении по юридическим причинам. Вы получите уведомление, когда срок требуемого хранения истечет и можно будет вернуться к обычному графику хранения.
Вопросы и ответы
Ответ. Нет. Нам не следует выполнять указания, выполнение которых может привести к нарушению нашего кодекса, наших политик или закона. Если ваш руководитель просит вас сделать что-либо противоречащее нашему кодексу, нашим политикам или закону, обратитесь за помощью к другим ресурсам, описанным в нашем кодексе, включая горячую линию Bio-Rad по вопросам деловой этики.
Thank you, your feedback has been sent!
Ответ. У нас есть график безопасности жизненно важных документов и хранения данных, который определяет, как долго сотрудники должны хранить документы в своей практике. Хотя конкретные правила и график хранения могут варьироваться в зависимости от отдела и типа документации, их общие цели заключаются в следующем:
- Обеспечение соблюдения стандартов деловой этики, безопасности и доступности информации, необходимой для ведения документации и управления информацией в компании Bio-Rad.
- Соблюдение действующих законов и нормативных актов, предписывающих минимальный и максимальный периоды хранения определенной документации.
- Хранение и поддержание в сохранности документации, необходимой для защиты юридических прав компании Bio-Rad.
- Поддержание эффективного извлечения, передачи и хранения документации.
- Обеспечение надлежащего уничтожения данных, которые больше не требуются.
Thank you, your feedback has been sent!
Ответ. Да, в соответствии с политикой хранения документации компании Bio-Rad и графиком ее ведения, все сотрудники, поставщики и подрядчики компании Bio-Rad должны всегда соблюдать положения политики и применимое законодательство.
Thank you, your feedback has been sent!
Ответ. Мы прилагаем все усилия для соблюдения этой политики, поскольку она применима ко всем документам, и эффективность усилий компании Bio-Rad в значительной степени зависит от ее отдельных членов — от нас. Если о ненадлежащем поведении не сообщается, компания Bio-Rad может не принять соответствующие корректирующие меры.
Если вы объективно считаете, что вы или кто-то другой могли нарушить данную политику, незамедлительно сообщите об этом происшествии. Никто не будет подвергаться дисциплинарным взысканиям, ответным мерам, угрозам или карательным мерам за сообщение о случаях ненадлежащего поведения любого рода или за сотрудничество в соответствующих расследованиях.
Thank you, your feedback has been sent!